Workflows : 5 étapes pour les réussir

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Clarisse Babiol, Consultante junior chez Digitaweb

Bien définir un workflow est capital : il faut définir au préalable votre objectif, votre cible et vos contenus, un timing et un délai.  Les workflows vous permettent d'entamer et de nourrir une relation avec vos contacts (ou Lead Nurturing) dans le but de les faire avancer dans le Buyer's Journey  (ou cycle du processus d'achat). Nous vous dévoilons ici la méthodologie en 5 étapes que suivent les équipes de Digitaweb pour créer des workflows optimisés ! 

1. Mettre en place un objectif

 

La première chose à entreprendre lorsqu’on planifie un workflow est de définir l’action qu’on souhaite que le contact réalise grâce à ce workflow. L’objectif doit être précis et quantifiable, afin de pouvoir par la suite mesurer la performance de votre workflow en fonction du taux de réalisation de cet objectif. 

Un objectif de workflow peut être la réalisation de certaines actions telles qu'une soumission de formulaire (pour obtenir une démonstration gratuite par exemple) ou bien un clic sur un call-to-action (tels que “voir nos tarifs” ou “ajouter au panier” par exemple).

Cela peut également être une visite sur certaines pages de votre site internet (par exemple la page tarifs ou celle de mise en relation avec l’équipe commerciale). 

L’objectif d’un workflow doit être une action concrète. 

2. Déterminer la cible du workflow

 

Il faut ensuite définir l’audience que vous visez, ce qui est capital dans le but d’envoyer le aux contacts le contenu qui leur est le plus adapté possible. Pour cela, il vous faut segmenter vos contacts et déterminer lesquels sont prêts à rentrer dans votre workflow. 

Il vous faut donc mettre en place un ou des déclencheurs d’inscription pertinents, c'est-à-dire alignés avec l’objectif que vous avez précédemment mis en place. Vous devez donc réfléchir à comment déterminer les contacts qui seraient le plus susceptibles de réaliser l’objectif que vous avez fixé. 

 

Par exemple, vous pouvez segmenter vos contacts en fonction des pages qu’ils ont visitées, du thème des offres qu’ils ont téléchargées, ou de tout autre action susceptible de montrer un intérêt commun. 

Une fois vos contacts segmentés, vous pourrez sélectionner la cible du workflow, c’est-à-dire le segment qui doit être inscrit dans le workflow. 

 

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3. Choisir un contenu approprié

 

Une fois votre objectif et votre cible déterminés, il devient plus simple de sélectionner un contenu qui pourra les intéresser et stimuler la communication. Le contenu doit également contribuer à l’accomplissement de votre objectif. 

Pour ce faire, vous pouvez réaliser un audit de contenu : il s’agit de lister les différents contenus utiles que vous possédez. Ces contenus peuvent être des articles de blog, des vidéos, des webinaires ou encore du contenu présent sur votre site internet. 

Il est recommandé de sélectionner 3 à 5 ressources, qui pourront être transmises par email avec le workflow. 

4. Mettre en place les étapes

 

Il s’agit maintenant de finaliser la conception de votre workflow en créant un enchaînement d’emails. Vous devez donc établir l’ordre dans lequel vous souhaitez envoyer le contenu que vous avez choisi, ainsi que le temps qui doit s’écouler entre deux envois. 

Une bonne pratique est de commencer à tracer votre workflow manuellement, sur papier, avant de commencer à le paramétrer dans un logiciel comme Hubspot. 

Nous vous conseillons de laisser passer au minimum une journée entre chaque envoi, pour ne pas surcharger vos contacts d’informations et leur laisser le temps de bien prendre en compte le contenu que vous leur avez envoyé.

5. Penser à la fin du workflow

 

Vous devez décider des actions à entreprendre vis-à-vis des contacts qui n’auront pas effectué l’action souhaitée une fois le workflow fini. 

Dans ce cas, vous pouvez tout de même leur envoyer d’autres contenus pertinents, ou bien laisser passer du temps avant de les contacter de nouveau, au travers d’une campagne de réengagement par exemple. 

Enfin, selon le workflow que vous avez paramétré, il peut être nécessaire de rajouter des actions en interne, comme par exemple la modification de propriétés, ou l’envoi de notifications à certains membres de l’équipe marketing ou commerciale. 

 

Le logiciel CRM Hubspot permet de créer des workflows efficaces et simples à mettre en place. Avec cette méthodologie et ce logiciel, vous pourrez délivrer du contenu approprié au moment opportun et à la bonne cible et ainsi améliorer le taux de réussite de vos workflows. 

 

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