Sales enablement

Comment importer ses données dans Hubspot CRM ?

6 min

6 min

Jimmy Hoareau, Fondateur et Directeur Commercial de DigitaWeb

Hubspot CRM :

Ras le bol de votre CRM actuel ou de votre fichier excel, vous recherchez une solution simple et efficace pour gérer votre relation client ? Hubspot CRM est la bonne solution, vous avez frappé à la bonne porte !

Mais comment passer la barrière de corail que représente la migration de vos données vers ce nouvel outil de gestion de votre base de contacts ? C'est le sujet que nous allons traiter ci-dessous.

Préparer la migration vers Hubspot CRM

Un CRM est le plus souvent structuré en objets qui correspondent à une entrée dans votre base. Un objet est constitué de propriétés, en version simple on peut imaginer un produit (l'objet) avec sa liste de composants (les propriétés).
Hubspot CRM est basé sur 4 principaux objets :

Les contacts (Contacts)
Les sociétés (Companies)
Les offres (Deals)
Les activités (Tasks)

Il est important de bien maîtriser ces 4 objets et d'anticiper dans votre structure de données actuelle ce qui corespond à chacun de ces objets. Je vous rassure, la quasi totalité des CRM est basée sur ces 4 objets et il n'est pas obligatoire d'avoir votre base sur les 4 pour pouvoir migrer vers Hubspot CRM.

Les contacts

La base de votre CRM, ce sont vos prospects ou vos clients. Les propriétés standards sont souvent :

Email
Prénom
Nom
Téléphone
Adresse
Profession
Statut du contact
Nom du commercial qui gère ce contact
...

À retenir : 1 contact n'est relié qu'à 1 société.

Les sociétés

Les sociétés sont les objets qui englobent vos contacts. Dans le cas où vous êtes sur un modèle économique avec 1 contact = 1 société ou B2C, vous n'utilisiez sûrement pas cet objet. Vous n'êtes évidemment pas obligé, sachez néanmoins que Hubspot a une recherche d'informations sur les sociétés intégrée et que cela vous permettrait de récupérer des données automatiquement sur la société de votre contact.
On retrouve les données suivantes :

Nom de société
URL
Industrie / secteur
Téléphone

Les offres / opportunités commerciales

Les offres ou deals sont aussi appelés opportunités dans certains outils de GRC (Gestion de la Relation Client). Ils évoluent au cours du process commercial et change de statut jusqu'à devenir gagné ou perdu. Les propriétés classiques sont :

Nom du deal
Budget
Date de closing attendue
Statut du deal
Commercial relié

Les activités / to-do

Chaque contact, société ou offre commerciale peut avoir besoin d'un petit rappel pour nous dire quand il est préférable de réactiver la relation avec notre prospect ou client. Votre TODO list vous accompagne aussi sur Hubspot et peut être transférée, généralement elle contient les propriétés suivantes :

Action à faire
Type d'action
Date d'action
Qui est responsable de la réalisation
Contact lié à la tâche

Êtes-vous prêt pour la migration de votre base de contacts ?

Quelques éléments à prendre en compte avant de se lancer dans une démarche :

La base d'un contact (la clé primaire pour les initiés) est l'adresse email, donc si vous avez des doublons dans votre systeme actuel ils seront sûrement fusionnés lors de la migration. Si cela ne vous convient pas alors modifiez votre base en amont.
La base d'une société est son URL, de même que pour les contacts il va falloir faire le ménage si vous voulez éviter la fusion.
Par contre, il n'y a jamais de fusion en ce qui concerne les offres ou les tâches.
Hubspot CRM ne fabrique pas les propriétés à la volée donc si vous avez des propriétés dans vos objets (contacts, sociétés, ... ) il faut dans un premier temps les créer dans Hubspot (c'est facile et illimité).
N'envoyez pas toutes vos datas dès la première fois, faites un échantillon et testez. Cela vous évitera de recommencer la migration complète 3 ou 4 fois et de perdre votre temps.

Transférer ses données vers Hubspot CRM

Vous êtes préparé et vous souhaitez migrer vos contacts dans votre nouvel outil de gestion commerciale, voici les solutions à votre disposition.

Import de fichier

C'est la solution la plus économique et la plus simple. Vous chargez votre fichier CSV et indiquez à Hubspot CRM les correspondances entre vos colonnes et les propriétés.
Vous devez importer Contacts, Sociétés et Offres de façon séparé :, la liaison entre objets n'est pas assurée mais si vos contacts ont une adresse mail identique à l'URL de leur société alors il sera possible de les relier automatiquement.
Il n'est pas possible, par contre, de migrer les activités et les notes associées avec du CS. Si vous avez vraiment besoin de transférer votre historique des actions et vos relances programmées, il faudra privilégier une autre solution.

Pour ceux qui utilisent Salesforce

Dans ce cas l'intégration est native, tous les contacts et leurs objets associés seront synchronisés à condition d'avoir une adresse mail. Cela demande par contre d'utiliser une version PRO de Hubspot (sales ou marketing).

Les applications tierces

Des sociétés se sont spécialisées dans la migration de données CRM comme notre partenaire Import2 ou son concurrent Data2CRM. On peut imaginer une migration de 50000 objets pour 1000 euros HT environ.

Utiliser l'assistance du service technique de Hubspot

Là c'est magique, vous envoyez vos données à migrer, vous faites une réunion téléphonique avec votre consultant (en anglais) afin de lui expliquer comment fonctionne votre CRM actuel et après un test validé par vous, il migre la totalité de vos données avec les relations conservées. Attention, la magie a un coût, comptez autour de 3500 euros pour un transfert vers Hubspot.

Faites parler les API

Cela demande malheureusement une connaissance en informatique mais vous avez, par contre, la main sur le transfert complet et les liens entre les objets sont maintenus. Vous pouvez transférer tout ce que vous voulez.
Faites appel à une agence sales enablement par exemple.

Nos success stories Banque, Finance, Assurance