Programmez vos réunions en toute simplicité avec Hubspot Meetings

Programmez vos réunions en toute simplicité avec Hubspot Meetings

 

Disponible avec Hub Sales Pro, l’outil HubSpot Meetings vous permet d’optimiser le processus de prise de rendez-vous avec vos prospects. Programmez en toute simplicité des rendez-vous directement dans votre CRM. Le plus de cet outil : toutes ses fonctionnalités sont personnalisables. Ne perdez plus de temps à envoyer d’invitations de rdv par mail, tout est automatisé via HubSpot Meetings. Nous vous donnons toutes nos astuces pour gérer l’outil au mieux au quotidien et optimiser votre temps.

#1. Comment intégrer un calendrier dans HubSpot Meetings ?

Intégrations des calendriers Google et Office 365 

Dans HubSpot Meetings, vous avez la possibilité de synchroniser vos calendriers Google et Outlook. Chaque nouveau rendez-vous sera donc automatiquement ajouté à votre calendrier et vous recevrez des notifications par emails. 

Prise rdv

Pour configurer l’outil HubSpot Meetings, il vous suffit de cliquer sur l’icône “Paramètres” de votre compte HubSpot, dans l’angle supérieur droit et de sélectionner “HubSpot Sales” puis “Réunions”. 

Cliquez ensuite sur “Connectez votre agenda Google” ou “Connectez votre calendrier Office 365” et autorisez l’accès. 

Prise rdv 2

Une fois l'intégration configurée, vos calendriers et votre CRM sont maintenant liés. Vous retrouverez vos calendriers dans les paramètres de l’outils HubSpot Meetings.

L’outil Meetings gère automatiquement les prises de rendez-vous, il offre à vos prospects l’accès en temps réel à vos disponibilités. Vous éviterez de planifier plusieurs rendez-vous sur un même créneau horaire. 

#2. Les fonctionnalités de l’outil HubSpot Meetings 

Personnalisez votre Branding

Dans la section “Paramètres” de votre compte HubSpot, cliquez sur “Sales” puis “Branding” dans la partie latérale gauche. La fonctionnalité “Branding” vous permet de : 

  • Insérer un logo qui apparaîtra sur tous vos rendez-vous,
  • Choisir la couleur avec laquelle vous souhaitez personnaliser vos rendez-vous. 

Personnalisez les options de vos rendez-vous

Dans HubSpot Meetings, tout est personnalisable. Vous pouvez donc adapter les options disponibles à vos besoins : 

  • Ajouter une photo,
  • Choisir un nom interne du lien du rendez-vous qui apparaît dans le tableau de bord de l’outil HubSpot Meetings,
  • Insérer un lien qui renvoie directement vers votre calendrier,
  • Définir la localisation : il s’agit du mode de communication choisi (skype, appel) ou le lieu du rendez-vous,
  • Rédiger l’objet (nom de l’événement qui apparaîtra sur votre calendrier mais aussi sur celui de votre contact),
  • Personnaliser la description de l’invitation (objet du rendez-vous, sujets abordés),
  • Définir vos disponibilités : vous pouvez définir la durée que vous souhaitez consacrer à chaque rendez-vous et choisir la plage horaire.

Définir les préférences de prise de rendez-vous 

En partageant votre lien de prise de rendez-vous à vos clients via votre signature mail par exemple, vous leur laisser la possibilité de choisir parmi les différents créneaux disponibles. 

En intégrant le widget de rendez-vous sur les pages de votre site, vous permettez aux visiteurs de prendre rendez-vous avec vous directement lors de leur visite sur votre site. 

Pour cela vous devez installer le module “Rendez-vous” créé par HubSpot et l’ajouter directement dans le template de votre page. Vous trouverez ce module dans la “Marketplace” de votre compte HubSpot. 


Hubspot meetings module

Une fois que vous avez installé le module “rendez-vous”, vous devez ensuite l’ajouter à votre template. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Marketing > Fichiers et modèles > Outils de conception. Choisissez le template à modifier puis cliquez sur “+ Ajouter”. Dans la barre de recherche, recherchez le module “Rendez-vous” puis faites le glisser vers la zone souhaitée. 


Outil de conception

Cliquez sur “Publier” pour ajouter le widget “Rendez-vous” sur toutes les pages utilisant ce template. 

L’outil “Réunions” de HubSpot vous permet de simplifier vos prises de rendez-vous. Vous laissez vos prospects fixer automatiquement l’heure de leur prochain rendez-vous avec vos équipes directement depuis leur calendrier. Vous gagnez du temps et simplifiez le processus tant pour vous et vos équipes, que pour la personne souhaitant prendre rendez-vous.

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L'antisèche

  • L'outil HubSpot Meetings vous permet d’optimiser le processus de prise de rendez-vous avec vos prospects.

    L’outil vous permet :
    > d'intégrer un calendrier dans HubSpot Meetings,
    > d'utiliser l'ensemble des fonctionnalités de l’outil HubSpot Meetings,
    > de personnaliser votre branding,
    > de personnaliser les options de vos rendez-vous,
    > de définir les préférences de prise de rendez-vous.


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