En bref : pour gérer plusieurs filiales sur HubSpot, la voie recommandée est une seule instance équipée des Business Units (add-on Brands) : chaque marque garde son autonomie — domaines, assets, reporting — tout en partageant une vision consolidée au niveau du groupe. Deux alternatives existent : plusieurs portails fédérés, ou un cloisonnement par Teams et permissions.
Vous dirigez un groupe. Vous avez une maison mère et plusieurs filiales opérationnelles. Chacune a son secteur, ses clients, son équipe commerciale. Naturellement, elles utilisent chacune leurs propres outils et leurs propres processus.
Le problème devient vite apparent : impossible d'avoir une vision consolidée du groupe. Les données restent silotées. La collaboration entre filiales s'arrête à l'email.
Quand vous décidez de centraliser sur HubSpot, la question devient : comment structurer cela ? Une seule instance pour toutes les filiales ? Plusieurs ? Comment garder les filiales autonomes tout en partageant une vision de groupe ?
Altyn Groupe : une architecture multi-marque sur HubSpot
Altyn Groupe réunit plusieurs marques opérationnelles : Alterea, Becia, Dujardin, Altersco, Aveltys, Cyrisea. Chacune gère ses clients et sa stratégie commerciale, mais toutes partagent une même philosophie groupe et des processus communs.
Solution : une instance HubSpot centralisée avec une architecture multi-marque. Un seul CRM, mais des vues, des workflows et des rapports segmentés par marque. Chaque marque voit ses propres contacts, ses propres deals, ses propres métriques. Un administrateur groupe voit la consolidation.
Techniquement, DigitaWeb a construit un système de propriétés personnalisées et de segmentation pour chaque marque. Les formulaires de landing page identifient automatiquement la marque d'origine du prospect. Les workflows routent vers le bon pipeline. Les rapports s'agrègent au niveau groupe.
Résultat : l'unité dans la diversité. Chaque marque conserve son autonomie ; le groupe gagne sa visibilité.
Investissement Locatif : migration multi-pays et unification
Investissement Locatif faisait face à une situation différente, mais tout aussi complexe. L'entreprise opérait sur un ancien HubSpot hébergé aux États-Unis. Avec le durcissement du RGPD, un problème est apparu : ses données clients étaient stockées sur des serveurs américains, ce qui créait un risque de conformité.
De plus, Investissement Locatif vendait via plusieurs canaux. Un client pouvait arriver via le CRM (Pipedrive), via le site web ou via des partenaires. Chaque canal avait son propre système, et les données ne se parlaient pas.
Solution : migration de HubSpot US vers HubSpot EU (serveurs européens, conformité RGPD), puis migration du CRM Pipedrive historique vers HubSpot pour tout centraliser, et refonte des workflows pour unifier l'ensemble des canaux de vente.
Résultat : une seule source de vérité pour les clients. Davantage de contacts qualifiés transmis aux commerciaux, parce que les données étaient enfin unifiées. Et des processus automatisés plus fluides.
Votre situation ressemble à ça ? Parlons-en
Architecturer une instance HubSpot multi-filiales : les bonnes pratiques
Option 1 : une instance avec Business Units (recommandée)
Une seule instance HubSpot, équipée de l'add-on Business Units (Brands). Vous créez une business unit par filiale ou par marque : chacune dispose de son domaine, de ses formulaires, de ses pages, de ses préférences d'abonnement et de son branding. Les contacts et les rapports peuvent être cloisonnés par marque, tout en restant consolidables au niveau du groupe.
Avantage : économie d'échelle (un seul portail pour le groupe plutôt qu'une licence par filiale), partage de données possible entre filiales, et unité des processus.
Inconvénient : configuration plus exigeante, qui nécessite un administrateur HubSpot dédié. Les Business Units requièrent une édition Marketing Hub Enterprise.
C'est l'approche retenue par Altyn Groupe.
Option 2 : plusieurs portails, une fédération
Chaque filiale dispose de son propre portail HubSpot. Un système central agrège les données pour la visibilité groupe, via API, webhooks ou ETL.
Avantage : chaque filiale est totalement autonome, sans dépendance à un système central.
Inconvénient : coûts supérieurs, duplication des efforts et synchronisation complexe.
Option 3 : une instance cloisonnée par Teams et permissions
Une seule instance, sans Business Units : ce sont les Teams et les jeux de permissions (avec partitionnement des assets) qui contrôlent qui voit quoi. Un commercial d'Alterea ne voit que ses contacts Alterea ; un manager groupe voit l'ensemble.
Avantage : simplicité et coût réduit (pas d'add-on Brands).
Inconvénient : pas de séparation du branding ni des domaines par marque ; les permissions doivent être rigoureuses, sinon c'est la confusion.
Notre recommandation : commencez par l'Option 1 (une instance avec Business Units), sauf si vos filiales sont à ce point indépendantes qu'une fédération de portails a davantage de sens.
Les pièges à éviter
Piège 1 : croire qu'une instance unique suffit sans segmentation
Vous versez tous les contacts dans une même instance. Les workflows s'exécutent sur tout le monde, les rapports deviennent illisibles, et rapidement c'est l'anarchie. Une architecture multi-marque demande un design initial.
Altyn a évité ce piège en segmentant dès le départ.
Piège 2 : laisser chaque filiale avec son propre outil
Tentant, mais cela crée une cathédrale de systèmes à la maintenance impossible et à la visibilité groupe nulle.
Investissement Locatif l'a compris en décidant d'unifier.
Piège 3 : déployer une instance centrale sans l'architecture technique pour la soutenir
Une instance HubSpot, ça se gère : permissions, nettoyage des données, optimisation, support utilisateur. Sans budget dédié, l'édifice s'effondre en six mois.
Comment déployer progressivement
Phase 1 (semaines 1-4) : audit et architecture
Cartographiez les filiales : comment fonctionnent-elles ? Quel partage de données a du sens ? Qui gère quoi ? Proposez ensuite une structure HubSpot (une instance ou plusieurs ? Business Units ? permissions ?) fondée sur ce diagnostic.
Phase 2 (semaines 5-12) : migration des données
Extraction des données actuelles (Pipedrive, anciens systèmes), nettoyage et déduplication, structuration selon le nouveau modèle, puis chargement dans HubSpot.
Phase 3 (semaines 13-20) : configuration et workflows
Configuration des Business Units et de la segmentation, création des workflows (unifiés et spécifiques par filiale), construction des dashboards et mise en place des intégrations (API, Zapier, etc.).
Phase 4 (semaines 21 et +) : formation et go-live
Formation des équipes, support post-déploiement, optimisation progressive.
Durée totale : 5 à 6 mois. Budget : 30 à 80 k€ selon la complexité.
Mesurer le succès
Les KPI d'une architecture multi-filiales sont spécifiques.
Au niveau filiale : taux de conversion du funnel, productivité commerciale.
Au niveau groupe : ratio de partage de données, efficacité des workflows inter-filiales, temps de consolidation des rapports (avant : 2 jours ; après : 30 minutes).
Investissement Locatif l'a mesuré : davantage de contacts qualifiés transmis aux commerciaux, ce qui s'est traduit directement en conversions supplémentaires.
FAQ
Faut-il vraiment une seule instance HubSpot pour gérer plusieurs filiales ?
Ce n'est pas obligatoire, mais c'est plus efficace que plusieurs instances. Si vos filiales n'ont aucun échange, plusieurs portails peuvent faire sens.
Combien d'utilisateurs HubSpot par filiale ?
Cela dépend de la taille : une PME filiale compte 3 à 5 utilisateurs, une ETI 20 à 50.
Et si une filiale est acquise en cours de route ?
Il est tout à fait possible d'intégrer une nouvelle filiale dans l'architecture existante. Comptez 2 à 4 semaines.
Sommes-nous limités techniquement par HubSpot ?
Non. HubSpot supporte des architectures très complexes : des groupes de plus de 50 filiales fonctionnent ainsi.
Qui gère HubSpot : la maison mère ou les filiales ?
Idéalement, un administrateur central épaulé par des power users dans chaque filiale. Les power users gèrent leur quotidien ; l'administrateur central pilote la structure, la sécurité et la consolidation.
Prêt à unifier vos filiales ?
Si votre groupe jongle avec plusieurs systèmes ou des instances HubSpot disparates, une architecture centralisée peut vous faire gagner un temps et des coûts considérables.
Une session d'audit, c'est : l'examen de vos filiales, l'analyse de vos flux de données actuels et une proposition d'architecture cible.
